makalah pengadaan

MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH :

UNIVERSITAS ........................

........................................

Kata Pengantar

Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi  Manaemen Koperasi.

Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya, namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan. oleh karena itu, segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati.

semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca.

 Hormat Kami,

.                               

                                                                                                            

BAB II

MANAJEMEN PENGADAAN

Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan, tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan, aspek barang, aspek tempat dan aspek harga.

1. Aspek Keuangan

Dengan manajemen pengadaan yang baik, biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi, dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin.

2. Aspek Barang

Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. Hal- hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan, penimangan, pengepakan, dan yang terpenting masalah  kualitas barang. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. Jika persediaan barang berlebihan,maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan, rusak, dan sebagainya.

3.Aspek Tempat

Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. Oleh karena itu, barang- barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada.

Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada.. Bila dilihat dari sisi anggota,mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu, tenaga, dan biaya. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan. Pengorbanan berupa tenaga, dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos.

Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis, yaitu mendekati lokasi konsumen.

4. Aspek Harga

koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota. Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas.

Faktor- faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran, karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit. Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota.

Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi, maka manajemen koperasi harus melakukan hal- hal berikut:

v  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan.

v  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif, yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum.

PEMILIHAN ASAL, JENIS, DAN JUMLAH BARANG

1. Pemilihan Asal Barang

Menyelidiki asal- usul barang tersebut. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen, maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Jika saluran diperpendek, koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya.

2. Jenis Barang

Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi.

3. Jumlah Barang

            Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya, dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut :

1. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal.
2. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut, apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang.

Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui, akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Dilihat dari segi anggota, pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota, terutama bagi anggota yang mempunyai usaha.
2. Jika dilihat dari segi koperasi, maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. Selain itu, pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. 

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi.Bagian  persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit.  Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut :

1. Lebih mudah mengawasi.
2. Resiko hilang , rusak, dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah.
3. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya, misalnya biaya perawatan, biaya gudang, dan biaya asuransi.

• Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit, otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi.

PEMBELIAN PALING EKONOMIS

 Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan :

1. Biaya perawatan di gudang
2. Biaya pemesanan
3. Harga beli per unit atau nilai barang per unit
4. Jumlah kebutuhan barang satu periode , misalnya kebutuhsn barang satu tahun.

PENGAWASAN PERSEDIAAN

Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya, dimana hal ini biasa  terjadi karena :

·         Kesalahan hitung .

·         Pencurian / kehilangan.

·         Barang rusak ( harus ada bukti ).

·         Susut / menguap karena sifat barang.

·         Ada kebocoran tempat penyimpanan.

·         Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ).

·         kesalahan menulis dan mencatat.

Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya.

Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut :

1. Waktu pengiriman seperti :
• Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar.
• Pembongkaran barang harus benar, baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya.
• Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya.
• Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda.
• Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada.
2. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati. Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar.
3. Pemeriksaan berkala secara rutin, baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian.
4. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap.
5. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya.

Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa

A.Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil

Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah, ditetapkan sebagai berikut:

Ø  Setiap awal tahun anggaran, pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket- paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil, selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya, serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota.

Ø  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil, serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil.

B.  Pembinaan

1.      Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha, registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil, serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya.

2.      Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar, menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan  instansinya.

3.      Usaha kecil termasuk  koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang  pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan  pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun.

BAB I

PENDAHULUAN

STUDI KASUS

EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS

DI PROPINSI SUMATERA BARAT

Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memiliki

kepentingan relatif homogen, mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatkan

kesejahteraannya. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha

yang cukup strategis bagi anggotanya, dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang

pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. Di sektor pertanian

misalnya, peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong

peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan. Selama era tahun 1980-an,

koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang

diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. Ditinjau dari sisi

produksi pangan khususnya beras, peran signifikannya dapat diamati dalam hal

penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk, bibit, obat-obatan,

sampai dengan pemasaran gabah atau beras.

Sementara itu, di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan

berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi, kondisi tersebut membawa

konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar, yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan, terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar, tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar. Sebagai dampaknya, peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. Bahkan sulit dibantah apabila

terdapat pengamat yang menyatakan, bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep

dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam

mendukung ketahanan pangan nasional.

Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8.427 koperasi yang

menangani ketersediaan pangan, sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi

penurunan menjadi 7.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM, 2003). Fakta

ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan,

meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan

dalam bidang pangan seperti bank padi, lumbung pangan, dan sentra-sentra

pengolahan padi. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun

2001–2003), terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi

yang harus ditanggulangi dengan impor. Akibatnya, ketahanan pangan di dalam

negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius.

Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan, penurunan jumlah koperasi dari 8.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM, 2003). Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang, lantai jemur, dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras, dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen, kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan, maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya, tingkat pendapatannya, dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani, dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional, koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani, penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi, penjaminan nilai tukar dan income petani, membuka berbagai akses teknologi, informasi, pasar, dan bisnis kepada petani. Dalam tujuan ketahanan pangan, koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan

persediaan pangan diantaranya model bank padi, lumbung pangan, dan sentra-sentra

pengolahan padi. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik

di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi

ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam

ketahanan nasional. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga

ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah

diperlukan.

BAB

 KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah :

1). Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam

penyaluran pupuk, memberikan dampak yang merugikan para petani karena

kelangkaan pupuk pada level petani, akibatnya produksi gabah petani

menurun.

2). Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta

volume usaha, sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi. Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif.

2. Saran

Dari hasil pembahasan diatas, maka rekomendasi yang perlu dilakuakn

pemerintah adalah :

1). Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras ,karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk, produksi gabah, dan pendapatan petani, serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi, volume usaha, SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi.

2). Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya

kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional.

DAFTAR PUSTAKA

www.google.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.